Matige presteerders, hoe ga ik ermee om?

Deze blog gaat dieper in op 1 van de tips die staan in mijn e-book ‘7 gouden tips voor een geweldig team, voor managers die geloven in krachtige medewerkers’. Je kunt dit e-book gratis downloaden.

mailchimpebook

Wat te doen met matige presteerders?

Jelle, manager van een detacheringsbureau, heeft contact met mij opgenomen. Eerder hebben wij elkaar eens gesproken over het belang van goed werkgeverschap en wat dat inhoudt. Hij worstelt met de vraag welke actie hij nu wel of juist niet moet ondernemen in de situatie met medewerker Simone. Simone is een hardwerkende, enthousiaste medewerker. Althans dat was ze. De laatste tijd vindt Jelle haar mat en de prestaties gaan ook achteruit. “Moet ik dit met haar bespreken of er vanuit gaan dat het vanzelf overgaat?”, vraagt Jelle zich af.

Spreek matige presteerders actief aan

Het is een herkenbaar dilemma. Wanneer laat je zaken op zijn beloop en wanneer grijp je actief in? Als prestaties en/of gedrag van een medewerker een negatieve invloed heeft op de belangen van de organisatie adviseer ik om in te grijpen. In een vroeg stadium is het probleem nog goed te behappen. Laat je het op zijn beloop, de gevolgen kunnen aanzienlijk zijn.

Op basis van onderzoek in Nederland gedurende de periode 2004-2006 (NRC) is naar voren gekomen dat ongemotiveerde medewerkers gerekend kan worden tot een van de grootste kostenposten van organisaties. Het verlies dat dit met zich meebrengt heeft met name te maken met mentaal verzuim, stress en wantrouwen binnen de organisatie. Mentaal verzuim houdt in dat een werknemer wel op het werk is, maar niet optimaal functioneert. Zingeving, passie, betrokkenheid ontbreekt bij deze werknemers. Een paar feiten op een rij uit het onderzoek:

  • 60% tot 80% van het ziekteverzuim heeft niets te maken met ziekte. Dit ziekteverzuim wordt veroorzaakt door gebrek aan motivatie, plezier en betrokkenheid. (NRC)
  • Slecht functionerende medewerkers kosten Nederland ongeveer 7 miljard per jaar. (SHL)
  • Een manager is gemiddeld 30% van zijn tijd kwijt aan het oplossen van conflicten.
  • Tweederde van alle functioneringsproblemen hebben te maken met een verstoorde arbeidsrelatie.

Deze cijfers geven aan dat er in veel organisaties een flink pijnpunt zit. Toch is het aanspreken van medewerkers op ontbrekende competenties en begeleiden naar een meer passende prestatie eerder uitzondering dan regel.

Wat als je matige presteerders niet actief aanspreekt?

Ten eerste blijft de organisatie met een flinke kostenpost zitten. De werknemer ontvangt zijn volledige loon, maar de organisatie ontvangt niet de volledige tegenprestatie. De kans op (langdurig) ziekteverzuim en/of de kans op een conflict neemt toe. Dan zijn er nog nevenkosten, denk aan: tijdsverlies van de manager, negatieve reclame van de ontevreden medewerker in zijn sociale netwerk.

Ten tweede kunnen matige prestaties van ongemotiveerde medewerkers collega’s besmetten. Gevolg kan zijn dat de hele afdeling of organisatie minder gaat presteren. Collega’s raken gefrustreerd. Er komt meer irritatie op de werkvloer. De hele moraal van de organisatie kan naar beneden gaan. Voordat je het weet belandt de organisatie in een negatieve spiraal. Iedereen kent het principe dat afbreken makkelijk gaat, maar dat opbouwen tijd en moeite kost.

Hoe kun je het beste ingrijpen?

Het sleutelwoord in elke relatie, ook in een arbeidsrelatie, is communicatie. Elkaar goed begrijpen is het doel van communicatie. Dus ga met elkaar in gesprek.

Do’s in de communicatie:

  • Houdt het doel voor ogen: medewerker goed te laten functioneren. Dus hem niet afbranden.
  • Zakelijk en redelijk in gesprek gaan: zo voorkom je verwijten, beschuldigingen en andere emotionele uitbarstingen.
  • Luister naar de ander. Dit betekent niet dat je het ermee eens hoeft te zijn. Het is wel belangrijk dat de ander zich gehoord voelt.
  • Focus op de verandering die je wilt hebben, waar je naar toe wilt. Blijf niet hangen in een negatieve dialoog.
  • Bespreek waarneembaar gedrag, blijf bij de feiten, koppel er geen oordeel aan. Laat je niet door eigen irritaties leiden.
  • Wees duidelijk.
  • Sluit af met duidelijke, harde afspraken.
  • Onmiddellijk in gesprek gaan als medewerker zich niet houdt aan de afspraken, niet afwachten. Afwachten impliceert dat je het ermee eens bent wat er gebeurt.

Voorkom ziekteverzuim en/of een arbeidsconflict, ga op tijd open in gesprek met elkaar.

 

 Wat levert het je op?

Je medewerker ervaart dat hij gezien wordt en serieus genomen wordt. Wisselwerking is dat hij jou ook serieus neemt. Het probleem wordt niet meer genegeerd. De angel voor een conflict is er uitgehaald. Er is openheid en begrip. De kans dat dit probleem in alle redelijkheid wordt opgelost, neemt toe.

Je zal merken dat de arbeidsproductiviteit en betrokkenheid van het hele team toeneemt als je matige presteerders aanspreekt.

Wanneer hulp van derden inschakelen?

Communicatie tussen manager en medewerker kan snel misgaan. Beide hebben hun eigen belangen. Om de eigen belangen opzij te zetten en samen te werken aan het gezamenlijke doel vergt voor beide partijen vertrouwen. Het vertrouwen kan soms zo beschadigd zijn, dat het moeilijk is om een open gesprek aan te gaan. Een onafhankelijke, derde partij biedt uitkomst.

Coaching traject

Op mijn advies is Jelle in gesprek gegaan met Simone. Alhoewel ze goed met elkaar overweg kunnen, ervaart Jelle dat zijn rol als manager een open gesprek in de weg staat. Mijn hulp wordt ingeschakeld. Vooraf heb ik met Jelle doorgenomen dat vertrouwen essentieel is. Een voorwaarde is dat ik aan Jelle geen mededelingen doe over Simone zonder de toestemming van Simone. Dit wordt geaccepteerd.

Met Simone ben ik vertrouwelijk, onafhankelijk en open in gesprek gegaan. Simone erkent dat haar werkhouding veranderd is. Ze wil dit niet, maar toch gebeurt het. Zelf kan ze het ook niet goed verklaren. Er zijn geen rationele redenen te vinden. Via verschillende technieken zijn wij op ontdekkingstocht gegaan. Welke ambities heeft Simone? Wat zijn haar drijfveren? Vervolgens hebben wij gekeken naar de ambities van de organisatie. Waar zitten de raakvlakken? Past dit bedrijf nog bij je?

Hoe meer je je kan identificeren met de waarden en doelen van de organisatie, hoe meer je je in wilt zetten voor die organisatie.

Uit deze ontdekkingstocht blijkt dat Simone zichzelf goed kan identificeren met de waarden en doelen van de organisatie. Ze wil graag weer met vol enthousiasme aan het werk gaan. Echter waarom lukt het haar niet? Ze is er achter gekomen dat ze een sterke behoefte heeft om een persoonlijke groei door te maken en om als team te groeien. Omdat deze behoefte niet gevoed wordt, voelt ze enkel onvrede en frustratie. Nu duidelijk is welke kant ze op wil, heeft ze de mogelijkheid om actie te ondernemen. In de vervolggesprekken hebben we het concrete doel geformuleerd. Vervolgstappen hebben we doorgenomen om het doel te kunnen bereiken. In no time was haar enthousiasme en vurigheid weer terug. Jelle heeft het vervolgens constructief opgepakt. Het hele team heeft profijt.

 

 

Zonder betrokkenheid is er geen commitment.

                                                               Stephen R. Covey

N.B.: in verband met privacy zijn genoemde namen fictief.